Politique de confidentialité AVANCE

Dernière importante mise à jour de la présente politique date du : 03-08-23

1. A propos de nous
   1.1 Bienvenue dans la politique de confidentialité de « PROPOREA RENT A CAR RENTALS S.A. » dans le titre distinctif « AVANCE RENT A CAR ». Nous respectons les droits à la confidentialité des données personnelles de nos clients et nous nous engageons à protéger votre vie privée. La présente politique de confidentialité décrit nos pratiques en matière de traitement des données personnelles en tant que contrôleur relativement à vos données personnelles, ainsi que vos droits associés à celles-ci. Notre société est responsable de la collection, de la gestion et du traitement de vos données personnelles.

1.2. Vous disposez de tous les droits conformément aux dispositions du règlement UE 2016/679 et généralement de la législation européenne et nationale pertinente. Nous ne traiterons vos données personnelles que lorsque la loi nous y autorise.

Nous utiliserons vos données personnelles dans les cas suivants :

• Lorsque nous avons votre consentement exprès pour le faire.
• Lorsque nous avons besoin d’exécuter le contrat que nous sommes sur le point de conclure ou que nous avons déjà conclu avec vous.
• Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou les intérêts d’un tiers) et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.
• Lorsque des raisons d’intérêt public l’exigent.

2. Quelles données personnelles traitons-nous et à quelles fins ?

   Nous  recueillons les données personnelles que vous nous identifiez personnellement, et après avoir obtenu votre consentement explicite préalable, lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat entre nous, ou pour prendre des mesures à votre demande, avant l’établissement du contrat, et lorsque vous activez le service d’enregistrement en ligne ou tout autre service similaire que nous fournissons et plus précisément les finalités sont définies comme: la location de véhicules à des tiers avec ou sans chauffeur, la vente de véhicules à des tiers (en gros ou au détail), la location de camions et de semi-remorques avec ou sans chauffeur.       

3. Catégories d’informations que nous recueillons

   Nous nous réservons le droit de recueillir, traiter, stocker et transférer différents types de données personnelles pour vous, que nous avons regroupées, notamment :

• Les données d’identification comprennent le nom complet (Nom des Entreprises Individuelles), le nom du père, le nom de la mère, la date de naissance, la Carte d’Identité (Numéro, date de délivrance/expiration et lieu de délivrance), ou le Passeport (Numéro, date de délivrance/expiration et lieu de délivrance), le Permis de séjour, le Permis de Conduire en cours de validité (Numéro, date de délivrance/expiration et lieu de délivrance).
• Les données de contact comprennent l’adresse du domicile, le Courrier Electronique, le Télécopieur et les numéros de téléphone.
• Les données financières comprennent le numéro de TVA, le compte bancaire, les détails de la carte de paiement, l’indication de l’exemption de TVA, l’Activité (pour les Entreprises Individuelles), le Bureau des Impôts (pour les Entreprises Individuelles), le Siège (pour les Entreprises Individuelles),
• Éléments de Contrôle du Crédit et Documents Juridiques (pour les Entreprises Individuelles)

Nous ne recueillons pas de données personnelles sensibles dans le cadre de nos activités ou pays de présence, à l’exception de vos informations sur la santé, que nous recevons avec votre consentement, en cas de blessure par accident de la route, uniquement pour les transmettre à la compagnie d’assurance où nous assurons notre véhicule.

4. Comment nous recueillons vos informations ?

   Nous recueillons des données personnelles pour vous, sous forme numérique ou papier, chaque fois que vous utilisez nos services, lorsque ces services sont fournis par nous à nos points de service clientèle, c’est-à-dire dans nos boutiques, ou dans d’autres lieux physiques où notre société opère légalement (y compris, mais sans s’y limiter, les aéroports, les hôtels, les stations-service, etc.).

Nous collectons aussi vos données personnelles lorsque vous contactez notre centre d’appel téléphonique ou par exemple nos applications pour mobile, lorsque vous envoyez un courriel à note compagnie, ou bien encore lorsque vous naviguez sur le site de notre compagnie et sur nos applications numériques (à titre indicatif, l’enregistrement en ligne). Dans les cas mentionnés ci-dessus et plus spécifiquement lorsque vous créez ou gérez votre profil, nous collectons les données et les informations nécessaires. La responsabilité et l’exactitude des informations et des documents que vous fournissez à notre compagnie, vous incombe à vous seul(e) uniquement.

En outre, nous vous informons que pour obtenir de l’information sur notre politique en matière de cookies, veuillez consulter notre site Web (Politique en matière de cookies).

• Nous recueillons des renseignements auprès de vous de multiples façons, notamment au moyen d’appels téléphoniques, des communications avec le service à la clientèle, d’applications mobiles, de sites Web et d’autres sources.
• Nous recueillons des renseignements auprès des clients ou des conducteurs, lors du processus de réservation et des transactions de location, ou d’une vente de véhicule à court ou à long terme, telles que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le permis de conduire, les renseignements sur la carte de paiement, le numéro de TVA, etc.

• Nous recueillons également des données personnelles lorsque vous créez un profil sur notre site web, notamment :

-Données personnelles que nous recueillons : Nom, Courrier Electronique, Numéro de téléphone.

– Accès : vous obtenez l’accès en créant un mot de passe que vous choisissez et créez. Vous avez la possibilité et l’option de renouveler le mot de passe ou de le réinitialiser en cas de perte. Le mot de passe est strictement personnel. Sa création ainsi que toute modification se fait exclusivement par le biais de votre messagerie et à vos risques et périls. L’accès à votre profil de gestion des réservations par des tiers est strictement interdit. Donc, nous vous conseillons de ne pas donner accès à votre profil à des tiers et de nous contacter si vous avez des problèmes ou des questions concernant votre réservation. En aucun cas, notre société ne sera responsable si vous donnez accès à des tiers, qu’ils soient autorisés ou non. Par conséquent, nous n’avons aucune obligation de servir ou de fournir des informations à des tiers concernant la gestion de votre réservation par le biais de votre profil en ligne, même si vous le demandez, car le profil et son utilisation sont strictement personnels. L’accès à votre profil est gratuit 24 heures sur 24, tous les jours de l’année (sauf en cas de maintenance de notre site web ou en cas de problème technique). Vous vous réservez le droit de mettre à jour vos coordonnées à tout moment.

-Raisons de la création d’un profil : i) pour gérer votre réservation, ii) pour conserver l’historique des réservations que vous avez effectuées auprès de notre société, à partir de la création de votre profil, iii) pour effectuer une future réservation.

-Période de conservation : i) vous avez le droit de supprimer votre profil à tout moment. Vos données personnelles seront automatiquement supprimées de votre profil uniquement. Les données personnelles que vous nous avez fournies dans le cadre de l’exécution d’une transaction et d’une obligation contractuelles seront conservées par nous comme prévu au paragraphe 5 de la présente politique de confidentialité ; ii) toutes les données personnelles seront automatiquement supprimées de votre profil après cinq ans à compter de la fin de votre dernière réservation, sans aucune action préalable de votre part ; iii) vous ne bénéficiez pas du droit de portabilité de votre profil et de son contenu. Pour cette raison, nous vous donnons la possibilité de supprimer votre profil à tout moment, sans notre accord préalable.

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

   Pour déterminer la période appropriée de conservation des données personnelles, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, du risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données personnelles, des objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et de la possibilité de remplir ces objectifs par d’autres moyens et des exigences légales applicables.

Les données fiscales du Client sont conservées pendant une période de dix (10) ans à compter de l’année d’émission du document fiscal respectif à des fins de contrôle par les autorités fiscales compétentes dans le cadre du délai légal de prescription des réclamations fiscales. Les données relatives à l’établissement, l’exercice et le soutien des réclamations légales de la Société ou d’un tiers, devant tout Tribunal Compétent et toute Autorité Administrative, sont conservées pour une période de temps à partir du moment où les réclamations de la Société se présentent et jusqu’à vingt (20) ans et, dans tous les cas, pour toute période de temps supplémentaire jusqu’à la prescription des réclamations pertinentes et jusqu’à la fin des éventuelles réclamations légales des deux parties. La Société peut conserver les Données personnelles du Client même après l’accomplissement des objectifs de leur collecte et de leur traitement s’il existe une obligation légale, qui peut découler de toute disposition légale pertinente.

6. Sécurité des Données Personnelles

   Nous prenons des mesures administratives, techniques, physiques et en matière de personnel raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, le vol et l’utilisation, la divulgation ou la modification non autorisées, et garantir l’intégrité de vos données personnelles.

7. Qui sont les destinataires de vos données ?

   Notre société garantit qu’elle ne transférera pas, ne divulguera pas, ne partagera pas, ne cédera pas, etc. vos Données Personnelles à des tiers (autres que ceux mentionnés ici) pour quelque finalité ou utilisation que ce soit, à moins que cela ne soit requis par la loi applicable ou exigé par des organismes/autorités publiques/judiciaires. L’accès à vos Données Personnelles est accordé au personnel strictement nécessaire de la Société, qui est tenu à des obligations de confidentialité, et aux sociétés coopérant avec nous, qui ont été harmonisées avec les dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et traitent vos Données Personnelles en tant que Contrôleurs conjoints ou en tant que Processeurs pour notre compte et conformément à nos instructions.

Les destinataires indicatifs de vos Données Personnelles sont :

1. Les compagnies d’assurance qui coopèrent avec notre Société.
2. Les utilisateurs de nos marques et, le cas échéant, de nos systèmes (franchisés) qui coopèrent avec notre Société. Des informations pertinentes sont disponibles sur le site web de notre société.
3. Les sociétés de location de véhicules (situées en Europe ou en dehors) qui font partie du système mondial de réservation de véhicules et gèrent les réservations, avec lesquelles nous partageons des informations liées à notre activité de location de véhicules, qui peuvent inclure vos informations personnelles provenant de votre réservation saisie via une application pertinente. Vos Données Personnelles ne seront pas utilisées à d’autres fins sans votre notification et votre consentement préalables. Veuillez noter que les données à caractère personnel sont également transférées vers des pays situés en dehors de l’UE (afin d’assurer le service des réservations hors UE), à condition que ces pays disposent de leur propre cadre juridique, adapté à la protection des données à caractère personnel.
4. Les cabinets d’experts-comptables qui vérifient les états financiers de notre Société.
5. Les entreprises partenaires pour la fourniture d’une assistance routière aux conducteurs utilisant les véhicules de notre Société.
6. Entreprises partenaires dans la location de véhicules.
7. Les prestataires de services juridiques (avocats, cabinets d’avocats) pour défendre les intérêts de notre société contre des tiers, des personnes physiques ou morales, des autorités judiciaires et administratives, des autorités et organismes indépendants.

8. Comment nous nous assurons que les Sous-Traitants et les Responsables du traitement respectent vos Données Personnelles ?

   Les Sous-Traitants qui traitent pour notre compte ont accepté et se sont liés contractuellement à la Société :

1. maintenir la confidentialité ;
2. ne pas transmettre vos Données Personnelles à des tiers sans l’autorisation de la Société ;
3. prendre les mesures de sécurité appropriées ;
4. respecter le cadre juridique de la protection des données personnelles et notamment le règlement de l’UE 679/2016 (autrement appelé GDPR) ;
5. et qu’ils connaissent et respectent toutes les lois et réglementations applicables en matière de protection des données à caractère personnel.

Les Exécuteurs peuvent, dans l’exercice de leurs fonctions, employer d’autres personnes, qui sont appelées sous-exécuteurs. Dans ce cas, le responsable du traitement aura donné une autorisation de traiter les Données Personnelles en tout ou en partie. Il en résulte que le sous-exécutant aura les mêmes obligations et droits que le Responsable de traitement, tels que détaillés dans la présente politique et toujours dans le cadre des responsabilités qui lui ont été attribuées, et qu’il sera conjointement et solidairement responsable avec le Responsable de traitement.

9. Vos droits

   Vous avez le droit de :

1. Demander l’accès à vos données personnelles (« demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet d’obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de confirmer que nous les traitons conformément à la loi.
2. Demander la rectification des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous donne la possibilité de corriger des données incomplètes ou inexactes ou de compléter les données personnelles que nous détenons à votre sujet, bien que nous nous réservions le droit de vous demander de valider l’exactitude des nouvelles données personnelles que vous nous fournissez.
3. Vous demandez la suppression de vos données à caractère personnel sous réserve de la période de conservation indiquée au paragraphe 5. Toutefois, comme vous le savez, il se peut que nous ne soyons pas toujours en mesure de donner suite à votre demande de suppression pour des raisons juridiques spécifiques dont nous vous informerons, le cas échéant, lors de la présentation de votre demande.
4. S’opposer au traitement de vos données personnelles lorsque vous estimez que vos droits et libertés fondamentaux sont violés. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct.
5. Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants : (a) si vous voulez que nous confirmions l’exactitude des données personnelles ; (b) lorsque notre utilisation des données est déloyale mais que vous ne voulez pas que nous les supprimions ; (c) lorsque vous voulez que nous conservions vos données personnelles même si nous ne le demandons pas, lorsque cela vous est nécessaire pour valider, exercer ou défendre des revendications légales ; ou (d) si vous vous êtes opposé à notre utilisation de vos données personnelles mais que vous avez besoin de confirmer si nous avons des motifs légitimes impérieux de le faire.
6. Demander le transfert de vos données personnelles à vous ou à un tiers. Nous vous fournirons, ou à un tiers que vous aurez désigné, vos données personnelles dans un format structuré commun lisible par machine. Ce droit ne s’applique qu’aux informations que nous avons reçues avec votre consentement au moment de la conclusion du contrat ou ultérieurement jusqu’au moment de la demande.
7. Retirez votre consentement si vous constatez et pouvez documenter qu’il a cessé d’être légal. Toutefois, cela ne peut affecter le traitement légal qui a eu lieu avant que vous ne retiriez votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services.

Si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter.

10. Comment vous pouvez exercer vos droits ?

    Pour toute clarification concernant cette politique de confidentialité, y compris toute demande d’exercice de vos droits légaux, vous pouvez envoyer un courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] ou une lettre à l’adresse postale : « Avance Rent a Car »- Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles, 39 Avenue Sygrou, GR 11743, Athènes.

Vous vous réservez le droit de vous plaindre à tout moment auprès de l’autorité de surveillance de votre pays pour des questions de protection des données personnelles. En Grèce, cette autorité est l’Autorité Grecque de Protection des Données, dont vous trouverez les coordonnées sur le lien suivant : www.dpa.gr. Toutefois, nous apprécierions de pouvoir gérer vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l’autorité chargée de la protection des données personnelles. Veuillez donc nous contacter en premier lieu en utilisant les coordonnées ci-dessus.

11. Droits d’inscription

    Vous n’aurez pas à payer de frais ou de charges pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer tout autre droit). Toutefois, nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou abusive.

12. Que pouvons-nous attendre de vous ?

    Nous nous réservons le droit de vous demander certaines informations afin de confirmer votre identité et de garantir votre droit d’accès à vos données personnelles (ou d’exercer tout autre droit). Il s’agit d’une mesure de protection visant à garantir que les données personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n’est pas autorisée à les recevoir. Nous nous réservons également le droit de vous contacter pour obtenir plus d’informations sur votre demande afin de réduire le temps de réponse.

13. Délai de réponse

    Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Nous pouvons avoir besoin de plus d’un mois pour répondre à votre demande si celle-ci est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous contacterons pour vous en informer.

14. Comment serez-vous informé de toute modification de la présente politique ?

    Nous nous réservons le droit de modifier cette politique et de mettre en œuvre toute modification des informations précédemment collectées, comme le prévoit la loi. Si des changements importants sont apportés à la politique ou à la manière dont nous utilisons vos informations personnelles, nous publierons une mise à jour de cette politique sur notre site web et vous pourrez être informé de tout changement à partir de là. Il est précisé que ces modifications prendront effet à compter de la date de leur publication dans notre politique de confidentialité sur notre site officiel, www.avance.gr. Nous vous encourageons à lire, périodiquement, cette politique pour savoir comment vos données personnelles sont protégées.